1. OBJETIVO

Industrias Rambler S.A.S como consecuencia de sus actividades como empresa constantemente recoge y da tratamiento a bases de datos de clientes, empleados, proveedores, aliados comerciales, entre otros.

Es así, como responsable de tratamiento de datos personales y con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre protección de datos personales y específicamente lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, presenta el siguiente texto donde se recopilan los lineamientos generales dispuestos para proteger los datos personales de los Titulares de la información.

2. DEFINICIONES

• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: Información vinculada a una o varias personas naturales. Hay dos categorías de datos; generales (Dato público, Dato semiprivado y Dato privado), y especiales (Dato sensible y Dato de niños, niñas y adolescentes).

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, lleva a cabo algún tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. BASES DE DATOS QUE TRATA INDUSTRIAS RAMBLER

Industrias Rambler S.A.S con el fin de cumplir su misión y objeto social como empresa constantemente recoge y da tratamiento a bases de datos de clientes, empleados, proveedores, aliados comerciales, entre otros. A estas bases de datos, se le aplicará la Ley de Protección de Datos Personales, sus normas reglamentarias y la presente política.

4. AUTORIZACIÓN

Industrias Rambler S.A.S previa a la recolección de datos personales, solicitará una autorización a los Titulares de la información, donde se señala el responsable y encargados del tratamiento de la información, las finalidades del tratamiento y el procedimiento para ejercer el derecho al acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

La autorización podrá presentarse en cualquier medio, sea físico, electrónico, verbal u otro mecanismo que garantice su posterior consulta.

De igual modo Industrias Rambler S.A.S conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d)Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Industrias Rambler S.A.S como consecuencia de sus actividades como empresa constantemente recoge y da tratamiento a bases de datos de clientes, empleados, proveedores, aliados comerciales, entre otros. La recolección de datos se llevará a cabo para las siguientes finalidades.

• Realizar actividades administrativas, comerciales, de mercadeo, e informativas necesarias para el desarrollo del objeto social de la empresa

• Mantener una comunicación efectiva mientras exista una relación contractual con el Titular de la información.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para las finalidades antes señaladas. Una vez deje de existir el vínculo contractual o el Titular del dato ejerza su derecho de revocar y/o solicitar la supresión de la información, esta podrá ser eliminada de las bases de datos de la empresa o archivado en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

6. DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL1

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

1 TITULO IV, Artículo 8. Derechos de los Titulares. Ley 1581 de 2012.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO2

De conformidad con la ley, Industrias Rambler S.A.S como responsable del tratamiento, deberá cumplir con los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

2 TITULO VI, Artículo 17. Deberes de los responsables del tratamiento. Ley 1581 de 2012.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Eventualmente, Industrias Rambler S.A.S podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, en tal caso tendrá los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

El Titular o su causahabiente podrá presentar en cualquier momento, si así lo considera, una petición, queja o reclamo (PQR) respecto al manejo y tratamiento dado a la información por parte del responsable.

De conformidad con la ley,
Industrias Rambler S.A.S dará trámite a la solicitud del Titular teniendo en cuenta las siguientes reglas:

9.1 CONSULTAS

El Titular o su causahabiente podrá ejercer su derecho a consultar su información mediante la línea de atención 371 84 54 ext.2, un escrito al correo electrónico atencioncliente@rambler.com.co o en la página web www.rambler.com.co en la sección contáctanos. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles.

Cualquiera sea el medio elegido por el Titular, el escrito deberá contener el nombre del Titular de la información, número de documento de identidad, correo electrónico, ciudad, teléfonos de contacto, descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, y en caso de ser necesario, anexar documentos que soporten la solicitud.

Industrias Rambler S.A.S atenderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 RECLAMOS

El Titular o su causahabiente podrá ejercer su derecho a presentar reclamos sobre su información mediante la línea de atención 371 84 54 ext.2, un escrito al correo electrónico atencioncliente@rambler.com.co o en la página web www.rambler.com.co en la sección contáctanos.

Cualquiera sea el medio elegido por el Titular, el escrito deberá contener el nombre del Titular de la información, número de documento de identidad, correo electrónico, ciudad, teléfonos de contacto, descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación, y en caso de ser necesario, anexar documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Industrias Rambler S.A.S atenderá el reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento de las bases de datos es Industrias Rambler S.A.S, eventualmente también podrá tener la calidad de encargado. A continuación se informan los datos de contacto:

11. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El área de servicio al cliente ha sido designada para atender las consultas o quejas que los Titulares de la información llegasen a presentar. Esta área dará tratamiento a las consultas o quejas de acuerdo a lo descrito en el numeral 8 de la presente política.
Los canales dispuestos por Industrias Rambler S.A.S para la atención de consultas o quejas son:

• Línea de Atención al Cliente 371 84 54 ext.2.

• E-mail atencioncliente@rambler.com.co

• Página Web www.rambler.com.co
Razón social
Industrias Rambler S.A.S
NIT
890.911.837-6
Domicilio
Itagüí-Antioquia
Dirección
Cra 65 35-03
Teléfono
371 84 54 ext.2
Correo electrónico
atencioncliente@rambler.com.co
Página Web
www.rambler.com.co

12. VIGENCIA

Industrias Rambler dará tratamiento a las bases de datos que están bajo su responsabilidad por el tiempo que dure el evento contractual con el Titular de la información. Una vez cumplida la finalidad por la cual se recogió el dato, Industrias Rambler procederá a desactivar, suprimir y/o conservar el dato en los términos que establezca la ley.

La presente política será susceptible a modificaciones o actualizaciones en el evento de presentarse nuevas disposiciones regulatorias y legislativas. En cualquiera de los casos Industrias Rambler S.A.S informará de dichas modificaciones a través de la página web www.rambler.com.co.

La presente política rige a partir de su publicación, el 01 de octubre de 2016.

13. OTRAS DISPOSICIONES

Para efectos del tratamiento de datos sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes, Industrias Rambler S.A.S aplicará las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012.

Industrias Rambler S.A.S declara que los datos recogidos y tratados son con el fin de cumplir la misión y objeto social de la empresa. Así mismo que posee políticas y mecanismos de seguridad suficientes para dar protección a los datos durante el tiempo que dure la finalidad por la cual se capturó el dato.